22 formas para mejorar tus procesos y tu Ebitda

por Anaya Solutions

Anaya Solutions

En este post hablamos de 22 herramientas (parecen muchas pero verás que no son tantas) que te ayudaran a mejorar tus procesos y mejorar tu Ebitda o resultado económico. Ambas cosas van de la mano y a la hora de intentar solucionar problemas o defectos en nuestras compañías solemos identificar dos grandes bloques:

 

Bloque de Aspectos de Eficacia.

Entendiendo la eficacia como la capacidad que tenemos para hacer el trabajo bien a la primera y repetidas veces. P.e. no entregamos a tiempo, cada cual hace el trabajo a su manera, no se cumple con el procesos (o procedimientos), inspecciones de producto, no conformidades, etc

Bloque de Aspectos de Eficiencia.

Entendiendo por eficiencia la capacidad de nuestros trabajos de no generar variaciones en los datos. P.e. variaciones en las dimensiones de los productos, en las temperaturas, en el margen o beneficio de la venta del producto o servicio, etc.

Por qué utilizar herramientas para la mejora

Ya se haga de una manera formal y metodológica o se haga en base a la “experiencia” personal y sin una metodología, el razonamiento de los problemas se centra fundamentalmente en problemas de Eficiencia y/o Eficacia de las actividades que desarrollamos.

La importancia de aplicar una metodología para analizar los problemas es que nos permite encontrar soluciones frente a cualquier situación, independientemente que tengamos un problema de temperatura de solidificación de un producto, de una entrega a tiempo, de un exceso de re-procesos o de inventario.

Habitualmente ambos aspectos van unidos de manera que es habitual encontrarnos que, por ejemplo, retrasos en la entrega de un informe o de producto esté asociado a falta de estandarización del proceso productivo. Un caso real y frecuente de esto que hablamos son las Ofertas que se envían a los clientes [las “ven” media empresa y se “revisa” el margen entre otras cosas y, sin embargo, las gráficas de análisis de márgenes es un diente de sierra.]

Cuando nos encontramos frente a estas variaciones, es el momento de analizar las causas profundas de dichas variaciones para entender el origen del problema y establecer Soluciones que reduzcan o eliminen los problemas.

Fases de la mejora de procesos y herramientas a utilizar

En líneas generales hay determinadas fases o etapas que están presente en prácticamente cualquier proyecto de mejora y que hemos clasificado en fases:

1/ Fase de Observación, tanto en el comportamiento de los datos como en el cumplimiento de los procesos (Eficiencia y Eficacia de los procesos). Se trata de conocer el proceso y su comportamiento tal como se produce, entenderlo.

Herramienta a utilizar

  • Procesos Macro, Flujograma del Proceso, SWI
  • Histograma, Pareto, Tendencias
  • Capacidad del Proceso

2/ Fase de Clasificación, todas las posibles causas que están generando las variaciones y clasificar las causas según categorías, prioridades, costes, impactos, cliente, instrucción, etc

Herramienta a utilizar

  • Análisis Causa Efecto, Tormenta de Ideas
  • Matriz de prioridades, Pareto
  • Gráficas de dispersión

3/ Fase de Eliminación, en base a la clasificación establecer un programa de trabajo para le eliminación o minoración del/los problemas. Lo complejo de esta fase dependerá del alcance del problema, de los recursos necesarios y del tiempo establecido para su solución.

Herramientas a utilizar

  • QFD, Diagrama de Gantt
  • Diagrama de árbol, Tendencias
  • Programas de Entrenamiento
  • Diagramas de precedencias y tiempos

4/ Fase de Estandarización, en la que implantamos la nueva mejora al proceso productivo. En esta fase ya habremos aprendido y testado el nuevo proceso de trabajo y nos quedarán por desarrollar toda la fase de formación y puesta en servicio teniendo en cuenta los nuevos objetivos del proceso.

Herramientas a utilizar

  • Procesos de Trabajo, Cadenas de Valor
  • Programas de Entrenamiento
  • Objetivos e indicadores

En resumen

  1. Mejorar los procesos es mejorar tu resultado económico (Ebitda)
  2. Tener el estándar (procedimiento o procesos) implantado no es garantía de nada
  3. Estandarizar (procedimientos o procesos) te asegura la mejora
  4. Aplicar herramientas y métodos fortalecen la eficiencia y la eficacia de tu empresa
  5. No hay dos procesos iguales, salvo que uno esté mal
  6. Siempre es posible mejorar un proceso

 

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