Procesos robustos desde el principio

por Anaya Solutions

Diseño e implantación de procesos y mejora de las organizaciones

El diseño e implantación de procesos es una de las actividades de mayor peso y consistencia en cualquier organización. En definitiva se trata de describir el modo en que cada empresa construye su beneficio y su sostenibilidad empresarial.

Frente a las organizaciones que o no diseñan sus procesos o, simplemente pasan, están aquellas que si se han tomado en serio la Calidad (en cualquiera de sus enfoques) de sus servicios y/o productos y que saben explicar cómo se forma su beneficio empresarial o, lo que es lo mismo, cómo agregan valor a sus clientes.

Y del mismo modo que pasa entre empresas pasa dentro de las empresas. Por ejemplo, áreas financieras que conocen en profundidad los números de la compañía pero que no muestran interés en conocer los procesos que construyen esos números. Error.

La cuestión es: ¿mejorarían los resultados?. Si tienes dudas, ¡¡ gracias por leer hasta aquí !! Sino, veamos qué debemos tener en cuenta antes de construir procesos robustos. (Dejamos para otros post cómo documentar los procesos o las Cadenas de Valor, mapas de procesos, etc).

¿Qué tengo que tener en cuenta antes de implementar mis procesos?

  • Los materiales (o servicios en empresas de servicios) que incorporo a proceso
  • El método de trabajo que empleo (manual o mecánico)
  • La maquinaría o tecnología que uso para transformar los materiales
  • Las personas que intervienen en el proceso
  • El entorno donde se va a desarrollar las actividades del proceso

¿Por qué tengo que tener en cuenta estos 5 puntos?

  • Porque esos y no otros son los cinco puntos por donde se generarán los problemas
  • Además, dado que los problemas existen y existirán, esos 5 puntos nos van a ayudar para establecer planes de contingencia o de mejora de los procesos aplicando herramientas de la calidad (tools) como pueda ser: AMFE, Diagrama Causa-Efecto, Estadística, etc

¿Cómo empezar a diseñar mis procesos?

  • Comunica y explica el objetivo a lograr.
  • Aunque te lo sepas, habla con las personas implicadas en el proceso que estés trabajando. Estudia las secuencias de tiempo, trabajadores, materiales, la seguridad de los trabajadores, la ergonomía, saca fotos ….
  • Pide que los implicados en el siguiente proceso definan los requisitos de tiempo, cantidades, órden etc de lo que deben recibir.
  • Identifica las Características Críticas de Control (CCC) y sus valores correctos, lo que no puede fallar nunca, lo que crea utilidad.
  • Procura establecer secuencias de trabajo que no necesiten inspección.
  • Identifica un indicador para medir tu proceso (especialmente en los procesos claves).

Por último, documentarlo de manera visual, sencillo y atractivo. Haz flujogramas, cursogramas, etc pero no hagas procedimientos escritos que nadie se va a leer. Haz que guste y se entienda.

Ya lo tienes ¡¡Enhorabuena!! el estándar ya está; el tiempo dirá si se ha logrado la estandarización (que es cosa distinta).

¿Y después?

  • Después, todo. Empezaras a mejorar tus procesos.
  • Mejorará la gestión de la empresa.
  • Podrás solucionar más eficientemente los problemas que surjan.
  • ¡¡ Ah !! Y pregunta a tus clientes si están más satisfechos. Te llevarás una grata sorpresa.

En resumen,

  • Conoce tus procesos, documentalos y mide su evolución.
  • Diseña tus procesos teniendo en cuenta los 5 ejes descritos. Te facilitaran las cosas cuando tengas problemas.
  • Comunica, comunica mucho, abiertamente a todos los niveles.
  • Emplea Herramientas de la Calidad (tools) para monitorizar y mejorar.

¡¡ Saludos y éxitos !!